Las diferentes herramientas proporcionadas por la suite de Microsoft Office proporcionan los medios necesarios para muchas de las actividades empresariales y educativas. Por ejemplo, para realizar algún informe o tarea escolar, es común que se utilice Word. O si se tiene que realizar un trabajo basado en la entrada de datos, comúnmente se utilizará Excel. Por ese motivo, a continuación te presentamos la introducción a las fórmulas de Excel, con el fin que puedas usar de forma más eficiente este programa.
Normalmente introducimos datos en Excel para realizar los cálculos de forma más rápida y eficiente, y evitar los errores al máximo. Por este motivo, si conoces la fórmula adecuada, podrás realizar un trabajo de mejor calidad en un menor tiempo. En vista de lo anterior, te presentamos todo lo que debes saber de las fórmulas de Excel.
El primer paso será seleccionar la celda que alojará la fórmula, y por lo tanto, dónde será visible el resultado.
El siguiente paso es escribir el símbolo de igual, es decir =. Es sumamente importante que no olvides iniciar con este símbolo, pues esto hará que Excel reconozca la fórmula. En caso que no inicies tu fórmula con el signo igual, Excel considerará que se trata de texto y no de una fórmula.
El siguiente paso será seleccionar la celda con la que debe iniciarse el cálculo. Por ejemplo, imaginemos que quieres empezar con el
número que aparece en la celda B4. En este caso tú fórmula iniciará de la siguiente manera:
=B4
Ahora deberás escribir el operador, es decir, el símbolo que indique a Excel qué tipo de operación debe realizar. Por ejemplo,
si deseas realizar una suma, entonces deberás introducir el símbolo más +. Si es una resta, entonces será un guion, que corresponde al símbolo menos -.
En caso que sea una multiplicación, deberás introducir un asterisco *. Y si se trata de una división, entonces tendrás que introducir una diagonal /.
Siguiendo con el ejemplo anterior, pensemos que al valor que está en la celda B4 quieres sumarle el contenido de la celda C4. Entonces tú fórmula quedaría así:
=B4+C4
Finalmente, al presionar enter deberá aparecerte el resultado de la operación. Esta es la forma básica en la que se construyen las fórmulas en Excel. Cómo puedes notar, es un proceso sencillo, pero que contiene muchos elementos interesantes, cómo veremos a continuación.
En Excel es perfectamente posible usar fórmulas y funciones juntas en una celda. Es un poco difícil definir las funciones de forma sencilla,
puesto que abarcan una amplia variedad de aplicaciones. Por ejemplo, una función podría ser la suma de una cantidad determinada de celdas. Observa la diferencia entre
una fórmula de suma y una función de suma.
=B4+C4
=SUMA(A2:C5)
La primera ya la conoces, pues la vimos anteriormente. En el caso de la segunda, la función de suma le indica a Excel que sume todos los valores
desde celda A2 hasta la celda C5. Ahora pensemos que, además de sumar las celdas en el rango de la función, deseamos añadir una celda, digamos por ejemplo la celda G6.
En este caso quedaría así:
=SUMA(A2:C5)+G6
Cómo puedes ver, es una combinación entre funciones y fórmulas. De esta manera puedes sacarle mayor provecho a las fórmulas de Excel.
En términos sencillos, una referencia es la celda o rango de celdas dónde están ubicados los datos que queremos que Excel calcule. En los ejemplos anteriores encontramos la referencia a la celda C4, lo que indica que el valor que deseamos que se calcule se encuentra en la intersección de la columna C con la fila 4.
También encontramos una referencia en el ejemplo de la función de suma, pero en este caso se refiere a un rango de celdas. Es decir, esto A2:C5 corresponde a todas las celdas incluidas en el cuadro que empieza en la celda A2 y termina en la celda C5. Esto suena bien, pues ahorra mucho tiempo, pero aún hay más.
Supongamos que queremos sumar todos los valores incluidos en la fila 2. Pero como aún introduciremos nuevos valores, y no sabemos cuántos más habrá que introducir, deseamos que vayan aumentando al resultado todos los datos que vamos incluyendo en la fila 2. En este caso, usaríamos la referencia 2:2, que le indicaría a Excel que debe tomar en cuenta todas las celdas que se encuentren en la fila 5.
Ahora pensemos que también necesitamos que se incluyan en la fórmula las filas 2, 3 y 4. En este caso, escribiríamos la referencia 2:4, con lo que le indicamos a Excel que en este caso debe tomar en cuenta para esa fórmula todas las celdas de las filas 2, 3 y 4.
Algo similar ocurre con las columnas. Por ejemplo, podríamos escribir lo siguiente:
B:B (esto le indicaría a Excel qué debes tomar en cuenta todas la columna B)
B:E ( con estás referencias entendería qué debe tomarse en cuenta las columnas B, C, D y E)
Como puedes notar, el uso correcto de las referencias puede potenciar la forma en qué utilizas las fórmulas de Excel. Pero aún hay otros detalles interesantes adicionales.
Al observar la siguiente fórmula, podrás identificar la mayoría de sus componentes, pero quizá desconozcas otros.
=SUMA(Ejemplo!B2:C5)
Fácilmente podemos identificar la función de SUMA para el rango entre las celdas B2 y C5. El factor que nos falta identificar es "Ejemplo!". En este caso, se hace referencia a una hoja llamada "Ejemplo", qué forma parte del mismo libro. Y el símbolo de exclamación ! le indica a Excel que los siguientes dígitos corresponden a la referencia de celdas.
Por lo tanto, la fórmula anterior significaría que debe realizarse una suma de todos los datos incluidos en el rango de celdas B2 al C5 de la hoja llamada Ejemplo.
Con esto puedes darte una idea de todo el potencial que tienen las fórmulas en Excel. Pero aún hay más. En siguientes artículos hablaremos sobre las referencias absolutas, mixtas y relativas.
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